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Gestione documentazione digitale – nuovi obblighi

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Dal 1° gennaio 2022 entreranno in vigore le Linee guida sulla Creazione, Gestione e Conservazione dei Documenti Informatici adottate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

L’articolo 71 del D.Lgs. 82/2005 sul Codice dell’Amministrazione Digitale affida all’AgID la definizione di regole e istruzioni tecniche per l’adempimento degli obblighi previsti dal Codice in materia di conservazione dei documenti informatici ovvero: natura e funzione del sistema; modelli organizzativi; ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti; descrizione del processo di conservazione; profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.

Il Regolamento integra quanto già definito nell’ambito delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico, emanate a settembre 2020.

Le organizzazioni dovranno affrontare i seguenti aspetti:

  • nominare un responsabile della gestione e conservazione dei documenti informatici incaricato della gestione dei flussi di lavoro e degli archivi documentali e di garantire la corretta applicazione del Manuale di Gestione documentale;
  • adottare un Manuale di Gestione Documentale descrittivo del sistema di gestione dei documenti informatici e che fornisca istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi di lavoro e degli archivi documentali;
  • mappare i flussi documentali all’interno dell’organizzazione aziendale, con predisposizione di procedure e protocolli che ne disciplinino la creazione, la gestione, lo scambio e la conservazione. 

Sarà inoltre necessario approntare misure tecniche e organizzative appropriate per garantire un adeguato livello di sicurezza e protezione dei dati personali. 

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